Welcome on virtual Board

Ich kenne Euch nur ab dem Oberkörper – ein Kaffee Date mit den Neuen 

Ein stylisches und modernes Großraumbüro in Berlin Kreuzberg, direkt am Checkpoint Charlie. Lichtdurchflutet, mit bunten Sesseln und warmen Glühbirnen, die von den Decken hängen. In der Mitte ein Glaskasten mit rosa farbenem Teppich und mintgrünen Bürostühlen um einen Holztisch. An einer Wand hängen Polaroids des Teams. „Jeder landet hier früher oder später an der Wand“ sagt Greta Patschke, die Office Managerin in die Kamera und zeigt auf die Fotos. Alle Plätze im Hauptquartier des hy Teams sind frei, kein Bildschirm ist eingeschaltet. Corona hat das Büro leergefegt und alle ins Homeoffice katapultiert. Die virtuelle Office Tour, die Greta und Liane Weber, die Senior Managerin des People & Culture Teams als Video aufgezeichnet haben, soll zeigen, dass noch alles an Ort und Stelle ist. Es wirkt, als wären alle gerade in eine kurze und kollektive Mittagspause entschwunden: Notizzettel und Kaffeebecher, Kopfhörer und Wasserflaschen stehen noch auf den Tischen. Nur den Geruch des Desinfektionsmittels, der in der Luft liegt, bleibt auf dem Video unentdeckt. Die Tour durch das Büro richtet sich jedoch nicht nur an all diejenigen, die Mitte März Hals über Kopf im Homeoffice gelandet sind, sondern auch an alle Neuzugänge bei hy.

Onboarding mit und ohne Plan 

Es ist ungewohnt einen neuen Job anzufangen, in einem Unternehmen, dessen Büro man noch nie betreten hat, mit Menschen, die man noch nie gesehen hat und mit der Gewissheit, dass man vorerst nur virtuell arbeiten wird. „Als ich realisiert habe, dass Corona uns alle erstmal zuhause einsperren wird, habe ich irgendwann Panik bekommen, dass ich gekündigt werde“, erzählt Armin Mesgaran, der als Praktikant im Consulting seit April bei hy ist. Doch ziemlich schnell wurde dann klar, dass sein Praktikum wie geplant stattfinden wird – nur eben remote. Neben Armin haben Maurice Sevecke, Monika Klaric und Hannah Rákoshegyi ebenfalls als Praktikant*innen angefangen. Außerdem sind Dr. Danny Kautz als Principal und Steffen Vollmerding als Vice President neu im Team.

Liane und Julia Isele, People & Culture Specialist, haben gemeinsam Onboarding vorbereitet und durchgeführt. Natürlich ist das eine neue und ungewohnte Situation, die es so bislang nicht gegeben hat. Was passiert nach der Einstellung? Wie kann man die neuen Mitarbeiter*innen erfolgreich in das Team integrieren? Gab es dafür einen Plan? „Ehrlicherweise gab es den nicht“, schildert Liane. „Alles was wir gemacht haben, ist im Flow entstanden“, denn eine geplante Vorbereitung oder den Tag X, an dem alles begann, gab es nicht. Die kontinuierliche Verbesserung des On Boardings ist also ein laufender Prozess „Wir lernen von Woche zu Woche, was sich noch verbessern lässt“, sagt Liane. Mittlerweile gibt es einige Strategien, die dabei helfen sollen, die Einarbeitung so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Ein Job ohne Gesichter?

Besonders in der Anfangsphase eines neuen Jobs ist es wichtig, das Team kennenzulernen. Die Integration ist essentiell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit intern sowie extern. Als im April die sechs neuen Kolleg*innen bei hy angefangen haben, konnte man sich nicht in der Kaffeeküche, beim Lunch oder über den Schreibtisch hinweg begrüßen und kennenlernen. „Von zuhause aus zu arbeiten ist nichts neues, vor allem wenn man mal in einem internationalen Team gearbeitet hat“, sagt Armin, doch das Netzwerken und das soziale Miteinander sei natürlich schwierig. Danny findet es ebenfalls schade aber auch nicht weiter dramatisch, dass vorerst nur online gearbeitet wird: „Ich bin da eh so ein freies Radikal, dementsprechend ist es schwierig, mich in einem Büro einzufangen“, ergänzt er lachend. Danny hat bereits viele Erfahrungen in virtuellen Arbeiten und ist davon überzeugt, dass eine zukünftige Entwicklung dahin gehen wird, dass man das Büro für gemeinsame Diskussionen und Besprechungen nutzt, dass Homeoffice jedoch trotzdem jederzeit möglich sein wird. Der direkte Austausch mit anderen und das persönliche und soziale Erleben – das fehlt. Bei hy geht es oft um Ökosysteme. Und so ist auch das Team ein Ökosystem, in dem sich jeder mit seinen Stärken und Fähigkeiten einbringt und gleichsam von den Stärken der anderen profitiert. Kann dieses Ökosystem überhaupt funktionieren? Wie schafft man es, diese sozialen Lücken zu füllen? Wie kann man eine gute Grundlage schaffen, um die Zeit im Homeoffice zu überbrücken und die neuen Kolleg*innen trotzdem zu integrieren?

Socializen zu Social Distancing Zeiten

Der Versuch besteht darin, den sozialen Austausch trotzdem über die Bildschirme stattfinden zu lassen. Im montäglichen Team Meeting im Google Hangout erzählen alle kurz, wie es ihnen gerade geht, wie die Lage im Home Office ist und was in der kommenden Woche ansteht. Zum Ausklang der Woche trifft man sich Freitag abends im „Pub Quiz“ und kann sich in einer persönlichen Atmosphäre begegnen. Man sieht sich, man weiß wer woran arbeitet und hin und wieder bekommt man einige Einblicke in die häusliche Quarantäne-Situation: Kaputte Waschmaschinen, eine selbstgebaute Tischtennisplatte, manchmal kleine Kinderhände, die in die Kamera winken – Home-Kita und Home-Schooling sind ebenso ein Teil des neuen Arbeitens, wie Bauarbeiten im Haus oder Staubsaugergeräusche im Hintergrund. Auch die Internetverbindung im trauten Heim ist manchmal nicht ganz zuverlässig. All das gehört dazu.

„Für das On Boarding war auf jeden Fall die Technik manchmal ein herausfordernder Bestandteil“, findet Liane. Aus der Ferne zu reagieren, wenn bei jemandem etwas nicht funktioniert, erwies sich als schwieriger. Es ist wichtig einen Puffer einzuplanen, denn am ersten Arbeitstag sollte alles bereit sein. Dabei hilft auch das Buddy Programm bei hy. Alle Neuen bekommen Buddys, die für Fragen zur Verfügung stehen und für ein Intro mit dem Team zuständig sind. Hinzu kommen die virtuellen Kaffee-Termine, die das Team zur Tradition gemacht hat. Sie helfen, um sich ein Bild voneinander zu machen – wenn auch nur ab dem Oberkörper.

Das Gefühl, in den letzten Wochen ein Teil des Teams geworden zu sein, ist auf jeden Fall da. Durch die offene Kultur bekommt man schnell das Gefühl, willkommen zu sein und wird integriert. Zu Ostern bekommen auch „Die Neuen“ eine kleine Aufmerksamkeit nach Hause geschickt, zum offiziellen Jobstart gibt es einen hy Pullover für den Teamspirit. Das erste Feedbackgespräch mit den Vorgesetzten findet bereits nach einem Monat statt, so kann man sich auch darüber austauschen, was gerade in der Homeoffice-Situation gut funktioniert und was nicht. Wie ist das beispielsweise im Kontakt mit den Kund*innen?
Die Kommunikation und der transparente Austausch helfen dabei, auch auf dieser Ebene eine gute Zusammenarbeit zu schaffen. Natürlich ist es eine Herausforderung für neue Kolleg*innen, den gewünschten, erfolgreichen Start hinzulegen und eine vertrauensvolle Basis mit Kund*innen zu erschaffen, wenn die Kommunikation ausschließlich digital stattfindet. „Das muss man in die zeitliche Planung mit einfließen lassen“, erklärt Danny. Man muss sich abstimmen, welche Tools sinnvoll sind und wie fortgeschritten der Digitalisierungsprozess in verschiedenen Unternehmen ist. Bis jetzt hat bei ihm aber alles funktioniert. Transparenz ist dabei besonders wichtig, denn die Situation ist für alle neu und ungewohnt. „Es ist absolut normal, dass man nicht im Büro ist und einfach die Tür zumachen kann. Wenn man zuhause ist, sind die Umstände eben anders.“ findet Liane. Es ist doch auch sympathisch, wenn mal etwas nicht klappt.

The new normal? 

Man fühlt sich rundum gut betreut, sowohl von der People & Culture Seite als auch von den Buddys und dem restlichen Team. Alle kommen proaktiv und interessiert auf einen zu. Bedeutet dies, dass ein virtuelles Arbeiten auch in einer unbestimmten Zeit nach Corona noch stattfinden wird? Liane kann sich eine Veränderung hinsichtlich des Homeoffice durchaus vorstellen. Schon vor dem zwangsläufigen Homeoffice war es bei hy möglich und üblich, von zuhause aus zu arbeiten, es wurde aber eher selten genutzt. „Ich würde es total befürworten, uns insgesamt etwas flexibler aufzustellen“ – für Konzeptionsphasen auch mal zuhause zu bleiben, Brainstorming mit dem Team und Diskussionen lieber im Office stattfinden zu lassen. Homeoffice ist also etwas, woran man sich gewöhnen kann und worauf man sich einlassen muss. Es ist etwas, das nicht unbedingt ein Dauerzustand sein sollte. Dann kann es auch gut funktionieren.

Bei einer Sache sind sich aber alle einig: jede zusammenbrechende Internetverbindung, alle technischen Fauxpas und unerwartete Meeting-Gäste sind ok. Kuriose Videocall Locations und die tägliche Frage ob Jeans oder Jogger ist lösbar. Kaffeepausen über Google Hangout sind super, auch wenn es mal hakt. Aber alle freuen sich darauf, die „echten“ Kolleg*innen, live und in Farbe und ohne stehendes Bild kennenzulernen. Schließlich kennen wir uns bislang nur ab dem Oberkörper.

„Wir freuen uns schon, wenn ihr alle wieder hier seid und wir uns bald persönlich kennenlernen“, ruft Greta am Ende des virtuellen Office-Tour Videos winkend in die Kamera. Hoffentlich wird das bald der Fall sein!

Check it up: 6 Learnings to go

x Buddy Programm
x Monday Morning Stand Up
x Team Pub Quiz am Freitagabend
x Coffee Dates mit dem Team
x Regelmäßige Updates
x Kleine Aufmerksamkeiten und motivierende Gesten