Making Remote Work Work

Es ist viel passiert, seit am 12.03. um 00:24 Uhr die Email in der Inbox landete: „Ab jetzt arbeiten alle von zu Hause“. In den acht Monaten haben wir neue Kollegen komplett digital an Bord geholt, Designsprints virtuell durchgeführt, komplette Projekte digital akquiriert und abgeschlossen. Und unzählbar viele Stunden in Videokonferenzen gesessen.

Persönliches Set-Up

Videokonferenzen sind zur Norm geworden. Während wir auf vielen Ebenen unsere Kommunikation aus dem Alltag einfach übernehmen konnten (Hallo Slack, Hi Google Drive), stellten Videokonferenzen die größte Veränderung dar. Meine Tagesplanung sieht nicht selten so aus:

Damit Videokonferenzen nicht so schnell zu Ermüdungserscheinungen führen, haben wir in den letzten Monaten viel an unseren persönlichen Set-Ups herumexperimentiert. Hier sind ein paar unserer Erfahrungen mit unseren persönlichen Set-Ups:

Mikro

Die mit Abstand größte Verbesserung in Videokonferenzen bringt ein vernünftiges Mikrofon. Kaum etwas ist irritierender als ein Gesprächspartner, der aus technischen Gründen kaum zu verstehen ist.

Ein gutes USB-Mikrofon wirkt Wunder. Kein Headset oder eingebautes Laptop-Mikrofon ermöglicht ähnliche Verständlichkeit. Und je einfacher wir es unserem Gesprächspartner machen können, uns zu verstehen, umso einfacher gestaltet sich die Kommunikation.

Ich nutze ein etwas älteres Zoom H2 Mikrofon, welches sich direkt als USB-Audio-Input verwenden lässt, aber der Markt hat sich vor allem aufgrund des massiven Wachstums von Podcasts und Streamern erheblich weiterentwickelt.

Licht

Eine gute Ausleuchtung folgt direkt nach einem guten Mikrofon. Gesprächspartner können viel besser reagieren, und die Gesprächssituation wird deutlich angenehmer, wenn man selbst gut sichtbar ist. Viel non-verbale Kommunikation — deren Fehlen in virtuellen Meetings oft bemängelt wird — kann durch die Verbesserung der Beleuchtung wieder hergestellt werden.

Elgato bietet gerade für Streamer hervorragende Beleuchtung für einen entsprechend hohen Kostenpunkt an. Es gibt aber auch hier eine Vielzahl an deutlich günstigeren Alternativen am Markt. Wichtig ist, darauf zu achten, dass die Beleuchtung als „Soft Box“ ausgewiesen ist: Dieses Licht strahlt selbst indirekt, und vermeidet damit harte Schatten im Bild.

Ich nutze ein Raleno CRI95+ mit einstellbarem Farbton und Helligkeit.

Kamera

Es ist fast schon überraschend, welche schlechte Qualität die in Laptops verbauten Webcams aufweisen. Für Gesprächspartner oder Workshop-Teilnehmer ist das unnötig ablenkend und anstrengend, wenn man verpixelt und unscharf im Termin erscheint. Selbst günstige USB-Webcams bieten hier deutlich höhere Qualität.

Nach einigen Experimenten mit Apps, mit denen man das iPhone als Webcam nutzen kann (sehr gute Optik, aber fehleranfällig in der Handhabung) habe ich mich für eine dezidierte Kamera mit Capture Card entschieden. Der Qualitätsunterschied ist deutlich, wie der Vergleich zeigt:

Für dieses Setup nutze ich eine Elgato Capture Card. Diese macht HDMI-Signale für den Computer verwendbar und erscheint als Webcam in den gängigen Videokonferenz-Lösungen.

Als Kamera nutze ich eine Olympus OM-D E-M10, aber jede Kamera, die „sauberes HDMI“, d.h. ein Videosignal ohne zusätzliche UI-Elemente, ausgibt, sollte funktionieren. Batteriebetrieb funktioniert natürlich bei 7-Stunden-Videokonferenz-Marathons nicht. Zum Glück gibt es Alibaba und „Dummy-Batterien“, die eine konstante Stromzufuhr ermöglichen.

Team-Setup

Das individuelle Setup ist natürlich nur ein Teil der Gleichung. Unsere Projekte sind Teamarbeit. Zum Glück waren wir mit vielen Tools bereits ausgestattet, die einen nahtlosen Übergang vereinfacht haben.

  • Ein Großteil unserer Kommunikation findet über Slack statt
  • Unsere Dokumente werden zum überwiegenden Teil auf Google Drive verwaltet und erstellt
  • Ein Großteil unsere Kreativarbeit hat auch vor März schon auf miro stattgefunden

Diese Infrastruktur schon etabliert zu haben wer von unschätzbarem Wert. Wenn jedoch Teams in räumlicher Distanz arbeiten — zu einem Zeitpunkt haben wir im Projektteam von Berlin, dem Tegernsee, München, und Berlin gearbeitet — stellen sich neue Herausforderungen: wie stellen wir sicher, dass alle jederzeit über am gleichen Strang ziehen, wie ermöglichen wir kurze Rückfragen?

Kalender

Den eigenen Kalender penibel zu pflegen wird zur Pflicht. Mein Kalender wurde zu mehr als einem Werkzeug für meine eigene Terminplanung – er war plötzlich das Interface, auf das meine Team-Mitglieder und Kollegen angewiesen waren, um abzuschätzen, wann ich ansprechbar bin.

Tägliche Standups

In der Software-Entwicklung schon lange Gang und Gäbe: tägliche Standups im Team verbessern die Orientierung und bewahren den Team-Zusammenhalt, wenn man sich eben nicht mal eben über den Schreibtisch absprechen kann. Woran arbeite ich? Wo komme ich gerade nicht weiter? Welche Themen müssen wir noch einmal diskutieren. Es klingt banal und ist dennoch schwer, konsistent durchzuführen. Aber das tägliche Standup ist im Projektteam zur Priorität geworden.

25 Minuten sind die neue halbe Stunde

Wir haben uns sehr schnell angewöhnt, Termine nicht mehr auf 30- oder 60-Minuten-Basis zu planen, sondern 25 Minuten als Grundlage zu veranschlagen. Vorher einstündige Termine sollten nach 50 Minuten zum Ende kommen. Nur so lässt sich gewährleisten, dass man nicht schon nach den ersten drei Meetings komplett im Verzug ist, und eventuell auch noch einen Kaffee trinken kann.

Company Setup

Wöchentliches Team-Standup

Unsere Arbeit findet hauptsächlich in Projektteams statt. Das heißt natürlich auch, dass die Großteil der Kommunikation im Projektteam stattfindet. Das was im Büro an natürlichem Austausch stattfindet — der kurze Unterhaltung in der Küche, der gemeinsame Lunch — kommt in einem Remote Setup dann leider zu kurz. Um dennoch die Firma als ganzes zusammenzuhalten, haben sich einige Formate extrem bewährt:

Wöchentliches Standup

Als ich vor mittlerweile mehr als drei Jahren angefangen habe war mein erster offizieller Termin das wöchentliche Standup. Dieses Ritual hat seinen Wert vor allem in der Remote-Welt bewiesen. Bei einigen Kollegen ist das einer der wenigen Austauschpunkte, die ich in der gesamten Woche haben werde. Auch hier lohnt sich: Disziplin gepaart mit Lockerheit. Ziel des Standups ist, für jeden Orientierung zu geben, wer diese Woche welche Themen vorhat. Aber durch die Konstanz des Standups war es gerade zu Beginn des ersten Lock-Downs ein sehr gutes Austauschformat, um mit Ängsten und Sorgen im Zusammenhang mit der Pandemie umzugehen und diese transparent zu teilen.

Coffee Dates

Wir nutzen Donut Date um wöchentlich neue zufällige Unterhaltungen zu ermöglichen. Die daraus resultierenden halbstündigen Unterhaltungen schaffen eine bessere Bindung im Team und ermöglichen, die Kollegen besser kennenzulernen.

Remote Events

Work Hard, Play Hard. Es klingt wie Klischee, aber für einen guten Team-Zusammenhalt ist es auch nötig, mal zusammen zu feiern. Das ist natürlich schlecht möglich, wenn alle im Mobile Office arbeiten. Aber auch hier gibt es Gestaltungsspielraum. Gerade im März und April haben einige Kollegen Pub Quizzes organisiert, um der plötzlichen Isolation entgegenzuwirken. Ein Highlight war die virtuelle Weinverkostung, welche wir vor 2 Wochen durchgeführt haben. Das kommt zwar nicht vollständig an den badischen Weinkeller heran: das Team hat es aber nach einer stressigen Woche sehr genossen.

Nach acht Monaten, die wir nun hauptsächlich im Mobile Office verbringen, können wir sagen: das funktioniert besser, als wir zunächst gedacht haben. Noch nicht alle Kleinigkeiten sind aus dem Weg geräumt: es gibt z.B. immer noch Luft für bessere Videokonferenz-Lösungen. Aber in den Teams und als Firma haben wir Wege gefunden, uns enorm produktiv auf die neue Situation einzulassen und kontinuierlich dazuzulernen.

Author

Martin Spindler

Martin Spindler ist Vice President bei hy und unterstützt unsere Kunden bei strategischen Fragestellungen der Digitalisierung. Er hat extensive Startup-Erfahrung und war zuletzt als Gründer eines Strategieberatungs-Netzwerkes tätig, welches sich auf die Auswirkungen des Internets der Dinge auf Geschäftsmodelle, Produktarchitekturen und Unternehmensstrategie konzentrierte. Martin versteht sich auf die Identifizierung von Gestaltungsspielräumen sowie strukturellen Marktveränderungen. Er studierte Politikwissenschaften, Volkswirtschaftslehre und Islamwissenschaften an der Universität Heidelberg.